Per quanto tempo conservare i documenti : VADEMECUM

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Anche quest’anno, in occasione della dichiarazione dei redditi, avete dovuto allegare la documentazione a corredo e prova delle spese sostenute e delle entrate percepite. Se avete conservato tutte le carte in modo ordinato, tutto è andato al meglio; se siete un po’ disordinati o distratti, avrete sicuramente impiegato più tempo alla ricerca della documentazione che alla compilazione della dichiarazione stessa.

Le nostre case sono oberate di certificati e carte varie; al tempo in cui viviamo potremmo evitare lo spreco che avviene ogni giorno. Se pensate di mettere un po’ di ordine nel vostro archivio, e sbadatamente strappate le carte che vi sembrano ormai non più utili perché è passato tempo senza che vi sia stata richiesta di controllo da una qualsiasi Pubblica Amministrazione… ebbene non fatelo, perché è proprio quello il momento in cui la Pubblica Amministrazione vi chiederà di esibire quel documento che era là fino a ieri. Se non ne avete lasciato una fotocopia per sbaglio, siete nei guai perché dovrete pagare l’importo che già avete pagato (e del quale non potete esibire la documentazione) oltre agli interessi e le sanzioni previste per quel tipo di omissione…

È successo a me, più volte, e per fortuna sono sempre riuscita (nonostante le peripezie per trovare i documenti) a dimostrare di aver adempiuto regolarmente nei tempi previsti dalla legge. Per questo motivo ho deciso di scrivere questo articolo: per aiutare la comunità che mi legge ad avere una informazione certa sui tempi di conservazione dei diversi tipi di documentazione.

I termini prescrizionali, purtroppo, non sono uguali per tutti i documenti, altrimenti sarebbe troppo facile! A complicarci la vita non è soltanto il grandissimo cumulo di pagamenti da effettuare, ma anche di date di scadenza da tenere sotto controllo, e di date di prescrizione per la conservazione della documentazione.

La ricerca è facile, sul sito della Guardia di Finanza e di Altro Consumo sono riportate tutte le date prescrizionali dei materiali che devono essere conservati, specie per gli oggetti comprati per i quali le prescrizioni sono fissate da leggi in vigore che possono cambiare frequentemente.

  • Bollette i pagamenti delle utenze domestiche luce, gas, acqua, telefono fisso vanno conservate per 5 anni dalla data della scadenza, insieme alla bolletta.
  • Spese condominiali: 5 anni come anche le ricevute dei canoni di locazione, i pagamenti rateali e i mutui.
  • Gli scontrini fiscali relativi agli acquisti vanno conservati per 2 anni, che è anche la durata usuale del periodo di garanzia riservata all’oggetto.
  • Le ricevute rilasciate da alberghi e pensioni: 6 mesi
  • Le rette scolastiche e le iscrizioni a corsi di attività sportive: 1 anno
  • Le parcelle dei professionisti (avvocati, architetti, commercialisti), delle cambiali, delle fatture degli artigiani: 3 anni; tra l’altro queste ultime servono anche a garanzia del lavoro eseguito a regola d’arte.
  • Il bollettino di pagamento dell’ICI/IMU: 5 anni dall’anno successivo a quello del pagamento
  • I pagamenti della tassa del bollo auto: 3 anni e 4 mesi
  • La tassa della nettezza urbana quale essa sia (tarsu, tares, tari): 10 anni da quello successivo al pagamento
  • I bollettini di pagamento delle multe stradali: 5 anni
  • Gli estratti conto corrente bancari: 10 anni
  • Il canone RAI: 10 anni
  • Gli scontrini di farmaci, talloncino Rc relativo al Servizio sanitario nazionale, donazioni a enti religiosi e laici: 5 anni
  • La dichiarazione dei redditi e tutti i documenti a essa allegati: 5 anni
  • la documentazione per chiedere le detrazioni per ristrutturazione: 10 anni; anzi dovrà essere conservata per 10 anni + 4, quindi 14 anni, dal momento che la detrazione ha la durata di 10 anni.
  • PER SEMPRE vanno conservati gli atti notarili, i rogiti, le documentazioni edilizie, gli atti di matrimonio, separazione, divorzio, referti medici e sentenze di Tribunali.

Spero di essere stata utile, e sollecito tutti a conservare e archiviare i documenti anche in formato digitale, occupano meno spazio. È buona pratica archiviare il conservato su un disco di back up.

Luciana E.

 

 

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